Gestão financeira em clínicas de estética: como lidar?

Entre os anos de 2014 e 2019, o segmento de beleza no Brasil, mais precisamente o de estética, cresceu cerca de 567%, totalizando mais de 480 mil profissionais atuantes nesse mercado. Entre eles, médicos, biomédicos e ortodontistas que, devido à formação acadêmica específica, são profissionais vanguardistas nos serviços de harmonização facial, toxina botulínica, bioplastia entre outros procedimentos que só podem ser realizados por essa categoria de profissionais.

Contudo, gerenciar uma clínica estética, seja ela um empreendimento de um médico, biomédico, ortodontista ou outro profissional da área da saúde, pode ser trabalhoso para aqueles que não possuem conhecimento ou habilidade para lidar com as questões financeiras do próprio negócio. As operações financeiras de um empreendimento não são brincadeira e, muitas vezes, uma pequena falha na gestão pode levar o fluxo de caixa ao descontrole.

Além disso, uma gestão mal executada pode estar impedindo o seu negócio de crescer. Muitas vezes, clínicas já consolidadas no mercado com um fluxo de caixa positivo suficiente para se verem estáveis nos negócios estão perdendo a oportunidade de expandir e multiplicar seus lucros. Todavia, sempre será possível alcançar melhores resultados através de uma excelente gestão!

Por esse motivo, os empreendedores desse segmento precisam estar atentos a alguns pontos fundamentais para o equilíbrio financeiro e contábil de suas empresas. Afinal, são tantos números, pagamentos e recebimentos e cálculos de contas a prazo, entre outros compromissos, que uma boa gestão financeira não é apenas importante para esses profissionais: trata-se de um dos segredos para o sucesso no competitivo mercado atual.

A realidade comum à maioria das clínicas de estéticas
Um comportamento muito comum nesse ramo de atuação é também altamente nocivo à saúde financeira de clínicas estéticas: a falsa ilusão de bons lucros no negócio. O que acontece é que, pela atividade proporcionar um retorno financeiro alto, sobretudo para essa categoria de profissionais, existe lá um gerenciamento que não visa o crescimento e expansão do negócio, dificultando os próximos passos a serem dados rumo ao sucesso. Algumas vezes, até a implantação de tecnologias para agilizar processos administrativos são deixados em segundo plano.

Também, o acúmulo de tarefas clínicas somadas às atividades financeiras, geralmente conflitam entre si, gerando um obstáculo na gestão para a maioria das pessoas que não possuem competências e habilidades administrativas desenvolvidas.

Para você ir além do comum, separamos algumas dicas que vão te ajudar a manter a gestão financeira do seu negócio sempre atualizada, abrindo caminhos para o crescimento da sua empresa.

Tenha as despesas fixas sob controle
Todos os custos gerados mensalmente e que garantem que o seu negócio se mantenha ativo são as despesas fixas. Entre elas, aluguel do ponto comercial, contas de água, luz, telefone, internet, segurança predial e a folha de pagamentos.

Entender e controlar as despesas de suas operações é um passo fundamental para alcançar o equilíbrio financeiro da empresa. Esse controle é muito útil como ferramenta guia na elaboração do planejamento financeiro do seu negócio. Essa ferramenta é capaz de evitar, por exemplo, que dívidas comprometam o capital mínimo necessário para a sobrevivência do negócio.

Tenha um calendário financeiro
Toda empresa possui ciclos financeiros mensais, semestrais e anuais. Por isso, é fundamental para uma boa gestão identificar esses ciclos dentro da sua empresa. Um calendário financeiro é capaz de identificar movimentos maiores de aporte ou saída de capitais. E para planejamentos de médio e longo prazo, esse tipo de informação é essencial para o bom andamento financeiro.

Acompanhar a sazonalidade da sua clínica permite, por exemplo, criar campanhas específicas para períodos de baixa demanda a fim de equilibrar o caixa ou mesmo expandir a capacidade de atuação da empresa, como também se preparar para os períodos de alta demanda. Identificar esse movimento de caixa, bem como as datas nas quais incidem um maior número de contas a pagar, ajuda na organização das finanças de forma a evitar dívidas e projetar investimentos. Para isso,um bom sistema de gestão online é essencial. Nada de controlar por planilhas, certo?

Projete o seu fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta indispensável em uma empresa, pois ele informa como está a saúde financeira da sua clínica. Por meio dele, é possível visualizar as receitas e despesas mensais, por exemplo, e ter uma análise de como está seu negócio de uma maneira global. Além disso, realizar o acompanhamento diário do fluxo de caixa é uma ótima maneira de garantir que não haverá perda ou desvio de recursos da sua clínica.

Para colocá-lo em prática basta seguir a dica anterior: realizar todos os registros de entrada e saída de valor do caixa. Ao projetar seu fluxo de caixa, você terá como planejar melhor seus ganhos e gastos para os próximos períodos.

PS: o fluxo de caixa é útil também para projetar investimentos futuros ou servir de precaução em um momento de crise.

Monitorar as atividades da empresa é a melhor forma de garantir a lucratividade do seu negócio.

Crie um fundo de reservas financeiras
O objetivo principal da reserva financeira é ter liquidez suficiente para lidar com despesas inesperadas e situações de emergência, e sua criação é muito simples: basta o empreendedor destinar parte do lucro da empresa para a criação de uma reserva financeira. Tudo isso, sem comprometer a saúde das finanças de sua empresa.

Ter um fundo de reservas bem gerenciado é fundamental para que seu empreendimento nunca entre no vermelho. Alguns imprevistos onerosos para a sua empresa são, também, inevitáveis, como demissão de funcionários, férias, 13º salários, entre outros eventos que, se não bem gerenciados, podem colocar em risco a saúde financeira do seu negócio.

Tenha um time de especialistas cuidando disso por você
É comum não conseguir dar conta das tarefas financeiras por dois principais motivos: ou falta conhecimento e técnica para conseguir executar as atividades com excelência ou os compromissos com os clientes e a com a clínica estética consomem demasiado tempo do empreendedor. A rotina de trabalho atribulada da maioria dos empreendedores profissionais do setor de saúde, por vezes, impede que eles se dediquem à gestão financeira de seus negócios, sendo necessária a terceirização desta função. Nesses casos, o ideal é ter uma equipe com experiência no assunto para tratar disso por você. Esse time pode acompanhar de perto o status financeiro do seu negócio e manter você informado sobre os números por meio de relatórios financeiros. Ter esse suporte é fundamental para que você se dedique a coisas mais importantes para você como as tarefas cotidianas tão importantes para o dia a dia da clínica.

Dica extra: a orientação é que haja sempre uma separação entre o valor direcionado para o material e estrutura da clínica e um outra parte direcionada para a remuneração de funcionários, sócios-proprietários e/ou donos. Por isso, tudo deve ser muito bem pontuado na hora do planejamento financeiro. Planejar e prever os possíveis cenários permite que o seu dinheiro investido retorne para você!

Se você conseguir seguir as dicas acima, isso já será um grande passo para a garantia de uma gestão eficiente das finanças do seu empreendimento. Negligenciar a saúde financeira dos negócios é um atitude muito comum entre empreendedores que são profissionais de saúde ao mesmo tempo. No entanto, para conseguir se estabelecer nesse mercado competitivo e se manter estabilizado é necessário que os números do negócio sejam levados tão a sério, e de maneira tão criteriosa, como a saúde de seus pacientes. Afinal é disso que dependerá o futuro da sua empresa.

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