Escritório, home office ou híbrido – como calcular o melhor para minha empresa no pós-pandemia?

Muitas empresas tiveram que se adaptar rapidamente às restrições impostas pelo isolamento social. E ao entrarem de vez no trabalho remoto, elas se deram conta de que conseguem continuar operando normalmente mesmo que à distância. Hoje, o mercado incorporou novas tecnologias que trouxeram mais flexibilidade para as pessoas ao facilitarem a realização de tarefas remotamente, e essa já é a nova realidade. Mesmo assim, toda a empresa chega a um ponto em que precisa escolher qual será o melhor ambiente para instalar suas atividades por mais tempo. 

Com a perspectiva do pós-pandemia, algumas empresas já começam a projetar o que seria melhor para o negócio dali em diante: continuar no home office ou retornar ao escritório? Também existe a possibilidade de unir as duas coisas num modelo híbrido, que ainda está em construção e depende bastante de cada modelo de negócio e suas necessidades.

O home office, ou simplesmente “trabalhar em casa”, é uma ótima opção para profissionais liberais como jornalistas, designers, publicitários, editores de vídeo, entre outros. Esses trabalhadores já estavam acostumados com isso há muito tempo e, provavelmente, continuarão a operar neste mesmo formato. 

Já empresas mais tradicionais tiveram que rearticular seus esquemas de trabalho para se adaptarem ao home office. Muitas aprovaram a mudança e não estão prontas para voltarem totalmente ao que era antes. A possibilidade de reduzir custos com aluguel e transportes, além de ter mais tempo em casa com a família são os principais atrativos para continuar com o home office. Mas é preciso avaliar qual será a melhor solução para cada empresa, por isso, preparamos uma lista com as vantagens e desvantagens de trabalhar em escritório, home office ou em modelos híbridos:

O que levar em conta na hora de escolher o melhor ambiente para a sua empresa?

Independente do setor, é imprescindível levar em conta o perfil da empresa e dos profissionais que trabalham nela. Algumas pessoas se tornam mais produtivas quando submetidas a uma rotina fixa, com horários de início e fim do expediente e deslocamento até o serviço. Já outras pessoas preferem a comodidade de horários mais flexíveis e possuem disciplina para controlar seu próprio tempo.

Da mesma forma, é necessário avaliar as necessidades da empresa. Uma oficina mecânica, por exemplo, tem um modelo de negócios que exige ter um local próprio e atendimento ao público, sendo praticamente impossível digitalizar todos os seus serviços. A possibilidade de digitalização fica mais restrita ao atendimento por meios eletrônicos e aos movimentos administrativos internos. Já no caso de um escritório de advocacia, muitas tarefas são realizadas por meio do computador e é fácil adaptar o atendimento – e até mesmo audiências – com vídeo-chamadas e outras comunicações eletrônicas. Logo, o modelo do negócio é decisivo para a escolha do melhor ambiente de trabalho.

No fim, deve-se levar em conta quais são as necessidades da empresa em termos de estrutura física e considerar o que pode ser digitalizado e o que é impossível de ser digitalizado. Por esse motivo, antes de tudo, conhecer e analisar as vantagens e desvantagens de cada ambiente de trabalho é imprescindível para decidir quais serão os rumos da sua empresa. 

Escritório

O escritório é o ambiente mais tradicional para qualquer empresa, e o espaço físico costumava ser um pré-requisito mínimo. Alguns modelos de negócio ainda não podem prescindir de um endereço fixo, como lojas que precisem de estoque ou indústrias que necessitem de maquinário para a produção, entre outros. No caso do setor administrativo, normalmente ele está no mesmo espaço que o resto da empresa, pois a proximidade facilita o contato, logo, nem sempre o setor administrativo poderá ser 100% remoto.

Além disso, a localização do imóvel é importante para o funcionamento da empresa, sua logística e acesso aos clientes. Muitas vezes, a área de atuação de uma empresa é definida pela localização do seu espaço físico, e ela é central para o funcionamento do negócio. É preciso saber também se o espaço atende às necessidades da equipe, como o tamanho suficiente do espaço físico, número de salas, banheiros, proximidade de transportes e outras comodidades.

Vantagens: 

Confiança: Apesar de estarmos na era do “digital”, em alguns casos, a empresa que mantém um endereço físico conta com mais credibilidade diante dos clientes. É como se o endereço fosse um atestado de que a empresa é “real” e não uma enganação. 

Ambiente mais profissional: A maior vantagem de ter um escritório é que o ambiente se torna mais profissional, fazendo com que a equipe tenha menos distrações para manter o foco no trabalho. A organização das rotinas de trabalho e andamento de projetos são também favorecidas quando se tem um espaço reservado para reunião de equipe. A possibilidade de ter reuniões com clientes na própria sede da empresa pode ser um diferencial frente ao cliente. 

Desvantagens

Alto custo: Investir em uma sala comercial ou sede própria, seja aluguel ou compra, é um custo alto que nem todas as empresas têm noção do real valor. Além do aluguel, ou da compra do imóvel, ainda há os custos de funcionamento e as contas fixas, como luz, água, telefone, condomínio, internet, manutenção, transportes etc. Os preços variam de acordo com a localização do imóvel, sendo que nos centros das grandes cidades e capitais o custo de manter um escritório é ainda mais elevado. É preciso colocar todas as contas na ponta do lápis e avaliar se esse é um investimento que a empresa está em condições de arcar e se os benefícios de ter um espaço físico próprio excedem o ônus. 

Home office

A prática já era comum em alguns casos como: contratados como PJ (Pessoa Jurídica), que prestam alguns serviços para empresas e têm mais liberdade de horário, podendo responder às demandas pela internet; ou então de novos empreendedores que esperam reduzir os custos iniciais do negócio sem precisar locar um espaço físico; ou ainda de profissionais com carteira assinada que realizam trabalhos extras como freelancers fora do horário do expediente. Agora, mais empresas estão desbravando o home office como uma forma de continuarem abertas em meio a um cenário de incertezas causado pela pandemia da Covid-19.

De qualquer maneira, para que o home office funcione, é necessário ter muita disciplina e autogestão. A nossa casa possui diversos atrativos e situações que tornam difícil manter a atenção e a disposição para o trabalho, e se manter organizado é uma tarefa difícil. 

Apesar de reduzir os custos de um lado, para algumas empresas, é necessário prover ao funcionário as condições mínimas para exercer o trabalho remoto, como equipamento e acesso à internet. E ainda, dependendo do acordo de trabalho, arcar com parte dos custos de energia, da mesma forma que arcaria com esses mesmos custos em um escritório próprio.

Vantagens

Flexibilidade: Ser capaz de estabelecer os próprios horários de trabalho e ser dono da sua própria rotina é, sem dúvida, o maior atrativo do home office. Faz muita diferença na qualidade de vida ter mais tempo para passar junto à família, ou então para cuidar de si. 

Economia com transportes: O deslocamento diário é, de longe, um dos custos que mais pesam no bolso do trabalhador, e ainda por cima desperdiçam horas que poderiam ser usadas para algo mais produtivo. Não precisar sair de casa para trabalhar reduz bastante os custos com transporte, seja ele público ou particular. E ainda, no caso das grandes cidades, reduz os níveis de estresse e aumenta a segurança ao não ter que enfrentar diariamente um trânsito cheio de poluição e engarrafamentos. 

Economia com aluguel: Para empreendedores que estão começando, não é indicado já sair alugando uma sala comercial sem ter a certeza de que o negócio já está consolidado. Da mesma forma, empresas já consolidadas que consigam funcionar em um esquema totalmente remoto se beneficiam da economia de não precisar de um espaço físico.

Desvantagens

Distrações e falta de organização: O trabalho em casa exige mais disciplina e organização do que sair para trabalhar fora. Além do ambiente ser familiar e cheio de confortos atraentes – como ver TV no meio da tarde ou tirar aquela soneca – as demandas do funcionamento da casa – como serviço doméstico e filhos – estão mais próximas e mais urgentes, podendo desviar a atenção do trabalho em momentos inoportunos. É importante que a pessoa defina horários fixos para dedicar ao trabalho e que tenha um espaço reservado só para se concentrar nele. 

Rotina indefinida: Profissionais freelancers já lidam com uma rotina mais flexível há tempos, e já estão acostumados com instabilidade. Para quem começou no home office agora, pode ser um desafio estabelecer uma rotina própria para atender às necessidades do trabalho. As empresas devem fazer o planejamento dos projetos como se estivessem em um escritório, estabelecendo prazos e horários para a entrega das atividades. Ter uma rotina de reuniões online com a equipe ajuda a colocar todos no mesmo caminho. 

Ausência de socialização com os colegas de trabalho: o home office pode ser solitário para algumas pessoas que estão acostumadas a conviver mais próximas dos colegas de trabalho, principalmente nos intervalos e conversas paralelas. Por mais que a tecnologia facilite o contato entre as pessoas, o encontro diário é muito importante para algumas pessoas, e no home office a tendência é ficar mais tempo sozinho enquanto trabalha.

Modelo híbrido:

A perspectiva do pós-pandemia coloca em questão os rumos do ambiente de trabalho, afinal, a transformação digital sentida nos últimos seis meses avançou o que era projetado para acontecer só daqui alguns anos. Apesar de terem tido um maior contato com o home office, algumas empresas ainda não podem ou não estão dispostas a abandonarem de vez o endereço físico. Por essa razão, surge a possibilidade de que as empresas criem seus próprios modelos de operação misturando ambientes tradicionais com os ambientes digitais. 

Empresas que antes tinham vários setores em um mesmo espaço físico agora cogitam separar a sua equipe em parte local e parte remota, e com isso reduzir custos de aluguel/manutenção de um escritório, além de contribuir para a qualidade de vida dos funcionários. Outra possibilidade é misturar jornadas de trabalho presenciais e em home office alternando os dias da semana, e com isso conseguir manter uma equipe maior em um espaço reduzido e, ainda por cima, evitar a proximidade física entre as pessoas enquanto ainda não existe uma vacina contra o coronavírus. Até mesmo lojas que dependiam da visita presencial do cliente para vender seus produtos criaram formas de atendimento personalizado por telefone ou WhatsApp para continuarem vendendo. O que segue sendo um desafio é como empresas que dependiam de fazer muito networking com outras empresas e profissionais irão continuar a fazer isso em um cenário de maior isolamento físico. 

A verdade é que cada empresa deverá encontrar seu próprio caminho para criar o ambiente de trabalho ideal para preservar o seu negócio em pleno funcionamento. Pouco a pouco, a tecnologia vai suprimindo a necessidade da presença física para realizar a maioria das atividades, e cabe ao mercado se adaptar e encontrar soluções criativas para continuar existindo. Esse cenário também pode ser uma oportunidade para a inovação, visto que existe uma grande demanda por novas tecnologias que facilitam o cotidiano à distância. 

Levanto todos esses fatores em consideração, a decisão sobre o melhor ambiente de trabalho, seja ele escritório, home office ou híbrido, vai depender do modelo de negócio da sua empresa, das necessidades desse modelo, do perfil de profissional que trabalha na empresa e no tipo de tarefa que eles executam; e também dos custos, vantagens e desvantagens de ficar em casa ou investir em um espaço próprio.