Gestão financeira para advogados

Para além da qualidade de serviços, uma boa gestão financeira é o que faz diferença no seu negócio em um mercado ultra competitivo como é do setor jurídico no Brasil. Segundo especialistas da área, de 2008 até o ano de 2018, 30% dos 11 mil escritórios de advocacia abertos só em São Paulo faliram em função da competitividade acirrada de mercado.

De acordo com os resultados do Censo Jurídico divulgados em fevereiro pela ProJuris, 43,4% dos advogados atuantes no Brasil são autônomos, e, segundo o mesmo Censo, as principais ameaças aos profissionais da área são, além do mercado saturado, a desorganização e a recessão econômica.

Dito isso, fica claro que os advogados que querem se destacar e sobreviver no mercado jurídico, precisam ir além da performance técnica para gerenciar seus escritórios com sucesso. Não é à toa que uma boa parcela dos advogados ativos está investindo na automação de tarefas nos seus escritórios, além de apostarem no marketing digital e, principalmente, na gestão financeira.

A gestão financeira permite cuidar da sustentabilidade das finanças de um escritório de advocacia. A partir dos dados fornecidos, é possível desenhar estratégias para redução de custos, ajuste de gaps, investimentos e, sobretudo, ter uma clareza no controle das antecipações realizadas aos clientes finais e despesas do escritório. Ou seja, o futuro de um empreendedor jurídico está diretamente ligado à prática de uma boa gestão financeira.

Para ajudá-lo manter o controle financeiro do seu negócio em dia, apresentamos alguns conceitos básicos de boas práticas que podem ser úteis na hora de estruturar as finanças do seu escritório de advocacia. Confira:

Identifique as despesas e receitas do seu negócio
Você já prestou atenção no quanto o seu escritório gasta por mês com despesas fixas como aluguel, contas de luz, salário da equipe de advogados, copinhos de café e tudo mais que faz o seu escritório permanecer em movimento? Pode parecer absurdo, mas muitos advogados, devido à rotina atribulada, não têm ideia de quanto os seus custos fixos e variáveis representam no orçamento da empresa. E esse é um dos grandes motivos da perda de controle financeiro do negócio.

Para evitar isso, especifique todos os lançamentos do escritório, incluindo os recebimentos e pagamentos que não tenham ocorrido. Uma maneira bem simples de identificar quanto o seu escritório representa em termos financeiros, é subtrair de todas as suas receitas os custos fixos e variáveis, incluindo despesas e impostos.

Esse cálculo básico permite, à grosso modo, óbvio, que o advogado visualize como serão as previsões financeiras do escritório, avaliando se terá mais lucro ou prejuízo nos meses a seguir.

Separe suas despesas particulares das despesas do escritório
Possuir finanças pessoais associadas ao caixa do escritório é uma prática muito recorrente em empresas de pequeno/médio porte, principalmente em negócios familiares. No entanto, as consequências disso podem ser catastróficas, pois impedem, por exemplo, a visão real sobre o lucro, sobre a situação do negócio e sobre resultados de investimentos.

Por mais que a figura do advogado seja constantemente confundida com as atividades escritório, é preciso estruturar o financeiro para que a fusão de despesas não aconteça, ou seja, é necessário separar as contas de ambas as partes. Isso quer dizer que as despesas pessoais do advogado entram como resultado da remuneração individual do sócio, e o caixa do escritório fica apenas para despesas do escritório.

Na prática isso significa estabelecer um pró-labore para o(s) sócio(s), mantendo as contas da sociedade de advogados e dos sócios separadas. Você verá que sua visão sobre as finanças do escritório irá mudar sensivelmente com essa atitude.

Conheça o seu fluxo de caixa
Uma vez alinhados os passos anteriores, já consegue visualizar o fluxo de caixa real da sua empresa. O gestor de um escritório jurídico precisa estar atento ao dinheiro que entra e às despesas do seu negócio, além de compreender o que esses números significam, por isso o fluxo de caixa é tão importante.

Ele nada mais é do que o registro de todas as previsões de saída e entrada de dinheiro, além do saldo delas, durante um determinado período, que poderá ser diário, semanal ou mensal. Para ter uma previsão das finanças em um curto prazo, o ideal é atualizar o fluxo de caixa semanalmente ou, até mesmo, diariamente em alguns casos.

Assim, quando identificar, por exemplo, que os valores de entrada são negativos, você terá condições de tomar providências antecipadamente, como solicitar o adiantamento de pagamentos; negociar com fornecedores; realizar novas prospecções ou, em último caso, buscar recursos junto a operadoras de crédito.

Prepare-se para as instabilidades
Realizar uma boa gestão financeira permite à empresa contar com reservas emergenciais para enfrentar eventuais crises econômicas. Principalmente aquelas ligadas a fatores externos, que acabam afetando o mercado como um todo.

Além disso, existem outros fatores que podem afetar a saúde financeira do seu escritório de maneira repentina, como mudanças no mercado jurídico e na advocacia ou mesmo a má gestão do próprio escritório. Assim, é fundamental estar preparado para os altos e baixos do mercado, tendo um fluxo de prospecção e relacionamento com o cliente constante.

Separe as despesas reembolsáveis das despesas do escritório
Para realizar a prestação de um serviço jurídico a um determinado cliente, na grande maioria das vezes, é necessário que o escritório realize desembolsos para cobrir despesas relativas aos processos do cliente, tais como taxas, deslocamentos, custas, cópias e outros.

É comum que o escritório antecipe estes pagamentos, com o intuito de agilizar os proclames do processo e assegurar os prazos, com a intenção de acertá-los com o cliente posteriormente, via nota de débito. Ou então, use o que chamamos de antecipações de débito, onde o escritório solicita que o cliente deposite em sua conta bancária um valor aproximado do que estimam gastar em despesas administrativas, em seu processo.

Neste momento a boa gestão financeira é muito importante, é preciso que o escritório separe as despesas de seu custo, das despesas dos processos de seus clientes. Veja bem, apesar de a disponibilidade deste recurso e/ou necessidade de desembolso afetar diretamente em seu fluxo de caixa, o mesmo não pode ser considerado em seus indicadores de desempenho, assim como não podem deixar de ser pagos, é necessário reservar estes recursos, manter padrões sobre estes acertos, não deixar de cobrá-los, no prazo e formato determinado no contrato que fora firmado com o cliente.

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Hoje, nós sabemos que muitos advogados que lidam com escritórios de pequeno, médio ou grande porte já contam com pequenas soluções que os ajudam a manter, em algum nível, a organização financeira do seu negócio funcionando. No entanto, devido à rotina movimentada e sobrecarga de funções (advogar; prospectar/relacionar-se com clientes e gerenciar um escritório) muitas vezes, setor financeiro fica em segundo plano, prejudicando a saúde financeira do escritório a longo prazo. Por vezes, os sintomas aparecem de maneira tão branda e gradativa que o empreendedor só se dá conta que está passando por uma crise quando já se encontra sem alternativas para salvar o seu negócio.

Terceirizar o setor financeiro é um dos investimentos que mais beneficia os escritórios de advocacia hoje em dia, pois além de se tratar de uma equipe com expertise gerenciando as finanças da empresa, o tempo do advogado é otimizado e suas atividades ganham espaço para serem exercidas sem que o advogado perca tempo em questões que não necessariamente são da sua competência e não impactam no core business da sociedade de advogados.

Se você ficou interessado em ter mais tempo para atender os seus clientes e exercer sua atividade principal, e ainda potencializar o financeiro do seu negócio, entre em contato com a nossa equipe para conhecer as soluções que temos para você.