Como estruturar o setor financeiro de pequenas e médias empresas?

Empreender envolve ter conhecimentos de várias áreas da empresa, principalmente no começo, quem tem um negócio deve desenvolver várias habilidades para dar conta das demandas dos diferentes setores, mesmo que não seja na sua área de expertise. Por esse motivo, saber como estruturar um departamento financeiro é essencial para fazer a empresa dar bons resultados.

A única forma de garantir um crescimento contínuo e sustentável é cuidar primeiro da saúde financeira do seu empreendimento. Para isso, montar um setor financeiro eficiente é a primeira grande tarefa para sedimentar as finanças. 

Neste texto, separamos quais são os pontos que você deve prestar atenção na hora de estruturar o seu financeiro:

O que faz um departamento financeiro?

Nesta área existem variadas atividades e especificidades, como tesouraria, contas a receber e a pagar, gestão orçamentária, captação de investimentos e recursos, entre outras funções. Todas elas têm relação direta com outras partes da empresa, como administrativo, executivo, operacional, recursos humanos, marketing, vendas, etc.

Podemos dizer também que o financeiro é o setor responsável pela gestão dos recursos de uma organização. A sua principal tarefa é assegurar que o capital esteja sempre disponível quando for necessário para algum fim. Desta forma, a empresa consegue se manter competitiva e trabalhando para alcançar suas metas de curto, médio e longo prazos.

A configuração do departamento financeiro e a sua estruturação, com número de funcionários e subáreas, vai depender do tamanho da organização. Quanto maior a empresa, o financeiro tende a aumentar proporcionalmente, para atender à demanda. Às vezes, nas micro e pequenas empresas, o financeiro pode ficar nas mãos de pessoas com acúmulo de funções, o que pode comprometer o bom desempenho. 

Como é a estrutura do setor financeiro?

Basicamente, um departamento financeiro é conduzido por um “CFO” (Chief Finantial Officer, em inglês), ou seja, um diretor financeiro que é responsável por coordenar as atividades e obter os resultados previstos no planejamento. A principal tarefa do diretor financeiro, ou CFO, é administrar as três áreas principais do setor financeiro, que são:

Tesouraria: é o subsetor responsável por gerenciar o caixa da empresa, onde estão atividades como contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e a análise de crédito.

Controladoria: é a parte que faz o controle financeiro e é encarregado do planejamento, da contabilidade, do controle de riscos, do controle de orçamento, dos custos da empresa, de auditoria, faturamento e do relacionamento com investidores e instituições financeiras. 

Fiscal: é a área responsável por verificar se a empresa segue as regras dos impostos, da legislação e também controla a emissão das notas fiscais. 

Dependendo do tamanho e da complexidade do negócio, essas áreas podem ainda se subdividirem em outras, cada vez mais específicas. Nos negócios de pequeno e médio porte, a dificuldade pode ser dar conta de todas as funções necessárias sem o número adequado de profissionais para executar as tarefas. 

Quais são os principais cargos no setor financeiro de uma empresa?

Destacamos aqui quais são os principais cargos em um departamento financeiro e as suas principais funções dentro dele, em ordem de hierarquia:

Diretor financeiro

O diretor financeiro, que possui o cargo mais alto dentro da hierarquia do setor, tem a função de planejar, organizar, dirigir e supervisionar as atividades financeiras de uma organização, colocando em prática as diretrizes e estratégias para que a gestão dos recursos seja a melhor possível. 

Ele também é responsável por implementar as operações e processos nas áreas financeira, contábil, fiscal, de controladoria e escrituração, e é encarregado do planejamento, organização e desenvolvimento de objetivos de curto, médio e longo prazos. 

Este profissional ainda tem a função de apresentar os resultados financeiros, como os indicadores-chave de desempenho, ou KPIs financeiros, e elaborar os relatórios, com o objetivo de demonstrar qual é a realidade financeira do negócio. 

Para trilhar o caminho para se tornar diretor financeiro, o profissional geralmente precisa ser graduado – especialmente em cursos como administração e economia –, investir em um MBA e ter nível de inglês fluente. 

Gerente financeiro

É o profissional encarregado de fazer o gerenciamento das informações de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, e do desenvolvimento, planejamento e análise de desempenho financeiro. Ele também pode trabalhar em projetos de melhorias para os processos e atividades financeiras da empresa. 

Para alcançar este posto, o candidato à vaga deve ter alguma graduação, de preferência nas áreas afins de administração ou economia, investir em um MBA e ter nível intermediário de inglês.

Supervisor financeiro

É responsável por elaborar orçamentos, demonstrativos financeiros e econômicos, projetar receitas, coletar dados da empresa, fazer a comparação entre os recursos estimados e os reais, além de analisar os objetivos e metas de curto, médio e longo prazos. Além disso, o supervisor administra os recursos financeiros e acaba estabelecendo um relacionamento direto com as instituições financeiras.

Assim como os outros cargos, este profissional também tem graduação em áreas afins de administração e economia, e pode ter MBA e nível de inglês intermediário. 

Analista financeiro

É quem realiza as atividades mais operacionais, como o planejamento da rotina financeira, organizando o pagamento de contas, recebimento, análise do fluxo de caixa e elaboração das projeções de faturamento, com o objetivo de demonstrar o desempenho econômico e financeiro da organização.

A maioria destes profissionais tem curso de graduação e nível intermediário de inglês. 

Analista fiscal

O analista fiscal atua na parte de declaração de impostos diretos e indiretos, realizando as escriturações fiscais, e a análise das ativações fiscais do negócio, garantindo que tudo esteja de acordo com a legislação.

Auxiliar financeiro

É quem realiza tarefas operacionais, como transações financeiras da empresa, catalogação de documentos, organização de contas a pagar e a receber, agendamento e pagamento de contas, análise de buget mensal e fluxo de caixa, entre outras atividades. 

Os profissionais desta área estão mais em início de carreira e podem estar ainda na graduação ou recém-formados, e possuem ao menos o nível intermediário de inglês. 

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Lembramos que nem todas as empresas exigem as mesmas capacidades dos profissionais da área financeira, pois cada uma escolhe um diferente perfil de profissional. O ideal é que a empresa tenha um equilíbrio de profissionais com conhecimentos diversos na área de finanças, com o objetivo de ter um time o mais completo possível em competências de trabalho. 

Como criar um departamento financeiro eficiente para a minha empresa?

Como já foi ressaltado neste texto, cada empresa terá necessidades específicas para estruturar o seu setor financeiro. Contudo, um recurso que ajuda muito o andamento da rotina financeira é a automatização dos processos com o uso da tecnologia. 

A digitalização abre um leque de possibilidades de administração financeira do negócio, pois torna possível otimizar os recursos, cortar gastos, atender à demanda e preservar as informações com segurança. A adoção de um software ou sistema de gestão financeira, principalmente em nuvem, garante processos mais eficientes, práticos, confiáveis e ainda reduz os custos, pois mesmo com uma equipe enxuta é possível dar conta do volume de trabalho, sem a necessidade de contratar tantas pessoas. 

Porém, para que a digitalização tenha sucesso, é necessário treinar os profissionais e estabelecer um ecossistema voltado para dados dentro da empresa, pois assim será mais fácil a integração com as outras áreas do negócio. Por sua vez, a integração diminui os riscos e os erros de informação, o que contribui para a gestão como um todo. 

Terceirizar o financeiro pode ser uma boa solução?

As pequenas e médias empresas são as que mais se beneficiam da terceirização. Nesta modalidade de serviço, uma outra empresa passa a ser responsável pelo setor financeiro da empresa contratante, e realiza todas as tarefas operacionais e a análise e relatório dos indicadores financeiros. 

Esta opção ajuda as empresas de pequeno e médio porte a terem mais autonomia para investir na sua atividade principal em um momento no qual ainda não são grandes o suficiente para criar o próprio departamento financeiro completo. Portanto, terceirizar o setor financeiro é sim uma boa solução para ter à disposição da empresa um departamento financeiro completo e competente desde o início do seu crescimento. 

A Ampulheta já ajudou diversas empresas a terceirizarem o seu financeiro de forma eficiente e compatível com o tamanho do negócio. No nosso time, temos profissionais qualificados, preparados para cuidar das finanças dos nossos clientes com muita dedicação e experiência. Também contamos com ferramentas tecnológicas em nuvem para impulsionar a sua gestão financeira!

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